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O presente artigo trata do Gerenciamento Eletrônico do Documentos (GED) implantado em uma instituição de ensino superior, relatando, por meio de um estudo de caso, a situação problemática vivenciada na instituição e como a adoção do GED ajudou a solucionar o problema encontrado, além de trazer à instituição mudanças organizacionais que aumentaram sua vantagem competitiva.
A instituição estudada apresentava sérios problemas acerca da organização dos documentos de seus docentes, destacando-se, dentre estes problemas, o grande espaço físico utilizado para arquivar documentos, falta de procedimentos para atualização e perda de documentos. Este artigo, portanto, tem como objetivos, além de relatar esta situação problema, apresentar como a adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode diminuir e até eliminar alguns destes problemas.
A revisão bibliográfica apresentada no artigo está centrada na discussão sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos e a apresentação de trabalhos recentes, de diversos autores, sobre a forma de adotar esta forma de gerenciamento. Após isso, é apresentado no artigo o estudo realizado na instituição de ensino superior.
O artigo apresenta-se como estudo de caso com observação participante, justificado pelo interesse em aprofundar e relatar os fatos estudados na organização, permitindo assim, maior penetração na realidade social, o que não é conseguido plenamente quando se utiliza de análise e avaliação quantitativa. O estudo relata uma situação vivenciada pelos autores, sem que haja qualquer generalização dos aspectos aqui discutidos.
Os resultados obtidos após adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) mostraram-se extramente satisfatórios e bem aceitos na instituição. Dentre os resultados, destacam-se a eliminação de gastos com impressões, arquivos e pastas físicas, otimização do tempo para consulta e extração das informações e criação de uma cultura organizacional que incentiva a adoção do GED em outros departamentos.
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