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O presente trabalho trata do emprego da Tecnologia da Informação na gestão por processos, objetivando analisar o emprego dessa tecnologia em uma experiência organizacional específica. Metodologicamente, adotou-se a estratégia do estudo de caso único, abordando o processo de compras da Universidade Federal do Vale do São Francisco. Desde 2012, essa organização conta com um sistema de compras que integra todas as solicitações de suas respectivas áreas e setores: o sistema Leds.
Em geral, a operacionalização da administração, na gestão por processos, requer o uso de ferramentas apropriadas para esse fim, sendo a Tecnologia da Informação (TI) uma, ou talvez a principal delas. Dessa forma, com o presente trabalho, pretende-se analisar o emprego da ferramenta de TI, qual seja, o sistema LEDS, na gestão do processo de compras da UNIVASF. Especificamente, a pesquisa buscou descrever o processo de compras ; identificar as formas de utilização do LEDS no processo em questão.
Pode-se assumir a definição de que “Um processo é um conjunto ou sequência de atividades interligadas, com começo, meio e fim.” (MAXIMIANO, 2012. p. 448). Ferramentas de TI têm sido desenvolvidas, especificamente, para auxiliar o gerenciamento por processos, dada a centralidade que estes assumem no desempenho organizacional (GONÇALVES, 2000). Visões que destacam a busca de maior eficiência na gestão pública estão, frequentemente, alinhadas à perspectiva da gestão por processos (PEREIRA, 2012).
Este trabalho é exploratório, qualitativo, realizado mediante um estudo de caso. No seu desenho, a presente pesquisa envolveu uma etapa de levantamento documental, recorrendo-se a fontes de evidências mais diversificadas e dispersas, e uma etapa de obtenção de dados primários, através da realização de entrevistas (14). Os entrevistados foram integrantes das equipes gerenciais que participam da administração do processo de compras na organização pesquisada. Utilizou Análise Temática de Conteúdo.
Como resultados, obteve-se o mapeamento do fluxo de compras, demonstrando suas etapas e suas particularidades. Observou-se que o LEDS (Sistema de Levantamento das Demandas Setoriais) é diretamente utilizado somente nas etapas iniciais desse processo, mas fornece informações que impactam o fluxo inteiro, além de colaborar para a gestão do processo em todas as equipes envolvidas ao longo do fluxo, possibilitando um melhor planejamento e controle do uso dos recursos e a diminuição de retrabalhos.
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